Voicebot im Fachhandel: Anbindung an Warenwirtschaft und ERP, vom Fahrrad bis Rollladen

Einleitung

„Ist das Rad schon fertig?“ „Haben Sie die Markise noch in Anthrazit?“ „Wann kommt der Monteur?“ Wer im Fachhandel arbeitet, kennt diese Anrufe. Sie sind kurz, sie kommen ständig, und sie reißen das Team aus der Arbeit, ob an der Kasse, in der Werkstatt oder beim Aufmaß.

Ein Voicebot kann einen großen Teil davon übernehmen. Aber nur, wenn er die Antwort kennt, und die steht in der Warenwirtschaft: Bestand, Lieferstatus, Reparaturauftrag, Termin. Wie er dort hinkommt, ist von Branche zu Branche völlig verschieden. Ein Fahrradladen arbeitet mit anderer Software als ein Rollladenbauer, und ein Großhändler mit SAP wieder mit ganz anderer.

Was Kunden im Fachhandel am Telefon wissen wollen

Die Anliegen ähneln sich über viele Branchen hinweg: Ist ein Artikel da oder bestellbar? Wann kommt meine Bestellung? Ist meine Reparatur fertig, und was kostet sie? Wann haben Sie einen Termin frei? Dazu kommen Reklamationen, Rückrufwünsche und neue Anfragen, die ein Mensch weiterbearbeiten muss.

Für die ersten vier Fragen braucht der Voicebot einen lesenden Zugriff: Er schaut nach und antwortet. Für die anderen braucht er einen schreibenden: Er legt einen Vorgang an, mit allem, was das Team für den Rückruf wissen muss. Beides läuft über die Software, mit der der Betrieb ohnehin arbeitet.

Fahrradhandel: ein Branchenstandard hilft

Im Fahrradhandel sind spezialisierte Warenwirtschaften für Laden und Werkstatt verbreitet, etwa velo.port und Velodata von velocom, HIW, Cycly oder im ZEG-Verbund WW3. Sie bilden Kasse, Lager, Werkstattaufträge und Kunden ab, also genau das, wonach am Telefon gefragt wird.

Eine Besonderheit hat die Branche: den Standard Veloconnect, angestoßen vom Verbund Service und Fahrrad (VSF). Über ihn rufen Händler aus ihrer Warenwirtschaft Stammdaten, Verfügbarkeiten und Bestellfunktionen ihrer Lieferanten ab. Hersteller wie Riese & Müller oder KTM sind angebunden, und ZEG-Händler übermitteln ihre Bestände seit Ende 2024 über Veloconnect, unabhängig vom Warenwirtschaftssystem. Seit 2025 verbindet außerdem die JobRad Partner API die Warenwirtschaft mit dem Dienstradportal.

Für einen Voicebot heißt das: Die Frage „Haben Sie das Rad in Größe M?“ lässt sich oft nicht nur mit dem eigenen Lager beantworten, sondern auch mit der Verfügbarkeit beim Lieferanten. Der Reparaturstatus dagegen steht im Werkstattauftrag der eigenen Warenwirtschaft. Wie gut er sich auslesen lässt, ist eine Frage an den jeweiligen Softwarehersteller.

Rollladen und Sonnenschutz: stark an die Hersteller angebunden

Rollladen-, Tor- und Sonnenschutzbetriebe sind oft Handel und Handwerk zugleich: Beratung, Aufmaß, Bestellung beim Hersteller, Montage, Wartung. Entsprechend arbeiten viele mit Branchensoftware, die genau diesen Ablauf abbildet, zum Beispiel Vito RTS von Sander & Doll oder factu.32 von SBH.

Die Stärke dieser Programme liegt in der Anbindung an die Hersteller. factu.32 führt Schnittstellen zu Warema, Somfy, Roma, Markilux, Weinor und weiteren. Über die myWAREMA-Schnittstelle lassen sich Angebote und Bestellungen direkt aus der Branchensoftware heraus anlegen. Eine offene Programmierschnittstelle, über die ein anderes System Termine oder Auftragsstatus lesen und zurückschreiben kann, beschreiben die Softwarehersteller öffentlich nicht.

Das heißt nicht, dass es nicht geht. Es heißt, dass der Weg vor dem Projekt mit dem Softwarehersteller geklärt werden sollte. Für viele Anrufe reicht zudem weniger, als man denkt: Wer anruft, um einen Aufmaßtermin zu vereinbaren oder eine Reparatur zu melden, braucht keine Antwort aus dem Lager, sondern einen sauber aufgenommenen Vorgang beim richtigen Kollegen.

Großhandel und Mittelstand: die großen ERP-Systeme

Größere Händler und Hersteller arbeiten oft mit einem allgemeinen ERP. Hier ist die Anbindung meist der einfachste Teil, weil die Hersteller offene Schnittstellen dokumentieren:

Bei Systemen ohne offene Dokumentation hilft dieselbe Frage wie im Rollladenbau: Was genau soll der Voicebot lesen, und was soll er zurückschreiben?

Wenn keine Schnittstelle offen ist

Viele Fachhändler arbeiten mit Software, die über Jahre gewachsen ist. Auch das ist kein Hindernis. In der Praxis gibt es vier Wege: eine eigene Schnittstelle, einen eingeschränkten Zugriff auf die Datenbank, regelmäßige Exporte oder eine kleine Zwischenschicht, die zwischen Voicebot und Software übersetzt. Welcher passt, hängt davon ab, wie aktuell die Daten sein müssen. Für den Lagerbestand zählt jede Stunde, für eine Rückrufbitte reicht ein Vermerk. Ausführlich beschreibt das der Beitrag ERP ohne Schnittstelle.

So setzt TalkPilot das um

TalkPilot ist eine KI-Kommunikationsplattform für den Mittelstand, Hersteller und Fachhandel sind eine der Fokusbranchen. Die Plattform nimmt Anrufe, WhatsApp-Nachrichten, Webchats und E-Mails an und erledigt die Vorgänge in der Software des Betriebs. Was eine Entscheidung braucht, geht mit Kontext an das Team.

Beim Rollladen-Handel Porz mit rund 12.000 Kunden nimmt TalkPilot jeden Anruf auf der Hauptnummer an, erkennt Stammkunden und legt jedes Anliegen sortiert ins Dashboard. Auch Fahrradhändler setzen TalkPilot ein. Welche Warenwirtschaft ein Betrieb nutzt, klären wir vor dem Projekt: über API, Datenbank oder Import und Export, je nachdem, was die Software hergibt.

Jedes Gespräch wird ausgewertet. Sie sehen, warum Kunden anrufen, welche Artikel gefragt sind und wo sich Reklamationen häufen. Wie das für Hersteller und Fachhandel aussieht, zeigt die Seite KI für Hersteller und Fachhandel.

Häufige Fragen

Fazit

Ob ein Voicebot im Fachhandel wirklich entlastet, entscheidet sich an der Warenwirtschaft. Im Fahrradhandel hilft der Branchenstandard Veloconnect, im Rollladen- und Sonnenschutzbau die enge Anbindung an die Hersteller, bei den großen ERP-Systemen die offene Schnittstelle. Wo nichts offen ist, gibt es Umwege. Klären Sie vor der Wahl, was der Voicebot lesen und was er zurückschreiben soll. Dann zeigt sich schnell, welcher Weg zu Ihrem Betrieb passt.

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