Inkasso & Forderungsmanagement
Die Zahl der neu übergebenen Forderungen ist 2025 um 16,7 % auf 39 Millionen gestiegen, während die Zahl der Beschäftigten in der Branche auf ein Langzeittief von 15.300 gefallen ist. TalkPilot übernimmt die immer gleichen Auskünfte, prüft die Auskunftsberechtigung und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar.
Die Ausgangslage
Was ist offen, ist meine Zahlung angekommen, wie ist der Stand? Auskünfte, die vollständig im System stehen.
Zwei Drittel aller Forderungen liegen unter 100 Euro. Ein manuell geführter Rückruf kostet schnell mehr, als die Forderung wert ist.
Auskunftsberechtigung, Aufschlüsselung, Protokollierung, über vier Kanäle gleich. Ein Mensch vergisst das, ein Skript nicht.
Wer tagsüber arbeitet, meldet sich nach Feierabend. Genau dann ist das Team weg und der Zahlungswillige, der gerade Zeit hatte, legt wieder auf.
Was wurde wann gesagt, welcher Hinweis wurde erteilt, wer hat zugestimmt? Ohne lückenlose Dokumentation wird aus einer Rückfrage eine Beschwerde.
Forderungsgespräche sind emotional. Wer sie den ganzen Tag führt, wird müde und Müdigkeit kostet Erfolgsquote und Tonfall.
Verteilung eingehender Kontakte
Aufgaben
Zuordnung über Aktenzeichen und hinterlegte Adressdaten, danach der rechtlich vorgeschriebene Hinweis, erteilt und protokolliert, in jedem Gespräch.
Hauptforderung, Verzugszinsen, Inkassokosten und offener Betrag werden aus dem Fach- oder ERP-System abgerufen und verständlich erklärt.
Prüft Gläubigervorgaben, ermittelt zulässige Raten und erklärt die Einigungsgebühr. Abschließen oder vormerken. Sie entscheiden.
Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail laufen in denselben Ablauf. Ihr Team arbeitet eine Vorgangsliste ab, nicht vier Postfächer.
Widerspruch, Insolvenzhinweis und alles, was Sie als heikel definieren, geht sofort an einen erreichbaren Menschen.
Offene Rückmeldungen, zugesagte Raten, vereinbarte Rückrufe: TalkPilot hakt ausgehend nach, per Anruf, WhatsApp oder E-Mail.
Aus der Praxis
Zwischen den Gesprächsbeiträgen steht jeweils das, was TalkPilot in diesem Moment im System ausgeführt hat. Name, Aktenzeichen und Postleitzahl sind ersetzt.
Guten Tag, Sie sind mit der digitalen Assistenz verbunden. Mein Name ist Marie. Dieses Gespräch wird DSGVO-konform verarbeitet. Mit wem spreche ich?
Also, das ist, äh, das ist, ähm, KI-2026-04871.
Danke. Und wie lautet die Postleitzahl der bei uns hinterlegten Adresse?
(nennt die Postleitzahl)
Im System · Fallakte
Aktenzeichen und Adressdaten abgeglichen
Bevor ich Ihnen Details nenne: Spreche ich mit Herrn Kowalski persönlich? Ich muss Sie darauf hinweisen, dass wir fallbezogene Auskünfte nur an die betroffene Person selbst geben dürfen. Falsche Angaben zur Person können rechtliche Folgen haben; das Gespräch wird dazu aufgezeichnet.
Ja, ich bin’s persönlich.
Im System · Auskunftsberechtigung
Hinweis erteilt und protokolliert
Die Hauptforderung beträgt 94 Euro und 90 Cent. Dazu kommen Zinsen in Höhe von 34 Euro und 45 Cent sowie Inkassokosten von 5 Euro. Insgesamt ergibt sich daraus die Forderungssumme von 134 Euro und 35 Cent. Offen sind aktuell 129 Euro und 35 Cent.
Im System · Fallakte
Hauptforderung, Verzugszinsen, Kosten und Zahlungseingang abgerufen
Ja, wie werden die einzelnen Positionen berechnet?
Die Zinsen kommen dazu, weil die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt ist. Die Höhe richtet sich nach dem gesetzlichen Verzugszins, also einem Prozentsatz, der für jeden Tag berechnet wird, den die Zahlung zu spät kommt. Das ergibt bei Ihnen 34 Euro und 45 Cent.
Im System · Vorgang
Rückruf durch Sachbearbeitung vereinbart und dokumentiert
„Ich muss Sie darauf hinweisen, dass wir fallbezogene Auskünfte nur an die betroffene Person selbst geben dürfen.“
Ein Textbaustein sagt
„Ihr Vorgang wird bearbeitet. Bitte haben Sie Geduld.“
TalkPilot sagt
„Die Hauptforderung beträgt 94,90 Euro, dazu 34,45 Euro Zinsen und 5 Euro Inkassokosten. Offen sind aktuell 129,35 Euro.“
Kontrolle
Welche Auskünfte automatisch erteilt werden, ob Ratenzahlungen abgeschlossen oder zur Freigabe vorgemerkt werden, welche Anliegen sofort an einen Menschen gehen, das entscheiden Sie, nicht wir. Widerspruch, Insolvenzhinweis und rechtlich sensible Anliegen gehen in jedem Fall direkt an Ihr Team, durchgestellt an die Person, die gerade erreichbar ist.
Systeme
TalkPilot greift auf Ihre bestehenden Fall-, Zahlungs- und Fristdaten zu und schreibt jeden Vorgang dorthin zurück, wo Ihr Team ihn ohnehin sucht. Welches Inkasso- oder ERP-System dahintersteht, klären wir im Erstgespräch, angebunden wird auf einem dieser drei Wege:
24/7 Erreichbarkeit
Ohne TalkPilot
10 Std.
erreichbar
Mit TalkPilot
24 Std.
erreichbar
Managed Service
Kein Konfigurieren, kein Basteln. Wir bauen und betreiben Ihren digitalen Mitarbeiter komplett, individuell auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren die größten Entlastungspotenziale.
Wir entwickeln einen digitalen Mitarbeiter, der genau zu Ihren Abläufen passt.
Wir übernehmen die technische Einrichtung und den laufenden Betrieb.
Wir richten Gesprächslogik, Weiterleitungen und Übergabeformate gemeinsam ein, speziell für Ihren Betrieb.
Kontinuierliche Überwachung der Funktionalität und automatische Erkennung von Problemen.
Ein dedizierter Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Optimierung.
Häufige Fragen
Mehr Hintergrund im Wissensbereich.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir analysieren Ihre bestehenden Kommunikationsprozesse und zeigen Ihnen, wo Automatisierung sinnvoll ist und wo der Mensch weiterhin den Unterschied macht. Keine Demo, keine Software-Präsentation, einfach ein Gespräch auf Augenhöhe.
Unter dieser Nummer nimmt TalkPilot selbst ab, jederzeit.