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Inkasso & Forderungsmanagement

Mehr Fälle, weniger Leute. Die Routine muss trotzdem laufen.

Die Zahl der neu übergebenen Forderungen ist 2025 um 16,7 % auf 39 Millionen gestiegen, während die Zahl der Beschäftigten in der Branche auf ein Langzeittief von 15.300 gefallen ist. TalkPilot übernimmt die immer gleichen Auskünfte, prüft die Auskunftsberechtigung und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar.

Quelle: BDIU-Branchenreport 2025 der Inkassowirtschaft

Gespräch vereinbaren Testanruf: (0221) 95672249

Beispielanruf

Anruf Schuldnerservice
Ich möchte eine Ratenzahlung vereinbaren.
Gern. Ich nehme Ihre Wunschrate auf und gebe den Vorschlag an die Sachbearbeitung weiter.

Was danach passiert

  • Aktenzeichen und Identität geprüft
  • Wunschrate dokumentiert
  • Übergabe an die Sachbearbeitung

TalkPilot ist ein KI-gestützter Dienst für Kundenkommunikation der WorkForce AI GmbH aus Köln. Im Forderungsmanagement prüft TalkPilot die Auskunftsberechtigung, schlüsselt den Saldo auf, nimmt Ratenwünsche entgegen und dokumentiert jeden Schritt belegbar. Anfragen kommen über Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail herein; übergeben wird nur, was eine menschliche Entscheidung erfordert. TalkPilot wird als Managed Service betrieben, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland. TalkPilot ist kein Inkassodienstleister: Wir kaufen keine Forderungen und ziehen keine ein, sondern arbeiten im Auftrag von Inkassounternehmen und Gläubigern mit eigenem Mahnwesen. Im Einsatz ist TalkPilot bei einem deutschlandweit tätigen Inkassounternehmen mit rund 670 Anrufen pro Woche, eingehend und ausgehend.

Die Ausgangslage

Kennen Sie diese Situationen?

Immer dieselben drei Fragen

Was ist offen, ist meine Zahlung angekommen, wie ist der Stand? Auskünfte, die vollständig im System stehen.

Kleine Forderungen, voller Aufwand

Zwei Drittel aller Forderungen liegen unter 100 Euro. Ein manuell geführter Rückruf kostet schnell mehr, als die Forderung wert ist.

Pflichtangaben unter Zeitdruck

Auskunftsberechtigung, Aufschlüsselung, Protokollierung, über vier Kanäle gleich. Ein Mensch vergisst das, ein Skript nicht.

Angerufen wird abends

Wer tagsüber arbeitet, meldet sich nach Feierabend. Genau dann ist das Team weg und der Zahlungswillige, der gerade Zeit hatte, legt wieder auf.

Jeder Schritt muss belegbar sein

Was wurde wann gesagt, welcher Hinweis wurde erteilt, wer hat zugestimmt? Ohne lückenlose Dokumentation wird aus einer Rückfrage eine Beschwerde.

Gespräche, die an die Substanz gehen

Forderungsgespräche sind emotional. Wer sie den ganzen Tag führt, wird müde und Müdigkeit kostet Erfolgsquote und Tonfall.

Wofür klingelt das Telefon im Forderungsmanagement?

Verteilung eingehender Kontakte

Saldo- und Statusauskunft
40 %
Ratenzahlung vereinbaren
20 %
Pflichtangaben im Erstkontakt
16 %
Sonstige Anliegen
24 %

Auswertung eigener TalkPilot-Projekte. Ihre tatsächliche Verteilung sehen wir uns im Erstgespräch an.

Aufgaben

Was TalkPilot im Forderungsmanagement übernimmt

Identifikation & Auskunftsberechtigung

Zuordnung über Aktenzeichen und hinterlegte Adressdaten, danach der rechtlich vorgeschriebene Hinweis, erteilt und protokolliert, in jedem Gespräch.

Saldo und Aufschlüsselung

Hauptforderung, Verzugszinsen, Inkassokosten und offener Betrag werden aus dem Fach- oder ERP-System abgerufen und verständlich erklärt.

Ratenvereinbarungen

Prüft Gläubigervorgaben, ermittelt zulässige Raten und erklärt die Einigungsgebühr. Abschließen oder vormerken. Sie entscheiden.

Vier Kanäle, ein Vorgang

Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail laufen in denselben Ablauf. Ihr Team arbeitet eine Vorgangsliste ab, nicht vier Postfächer.

Rechtlich sensible Anliegen

Insolvenzhinweis und alles, was Sie als heikel definieren, geht sofort an einen erreichbaren Menschen. Einen Widerspruch nimmt TalkPilot auf und erklärt den schriftlichen Weg.

Aktives Nachfassen

Offene Rückmeldungen, zugesagte Raten, vereinbarte Rückrufe: TalkPilot hakt ausgehend nach, per Anruf, WhatsApp oder E-Mail.

Aus der Praxis

Ein echtes Gespräch und alles, was dabei im System passiert.

Zwischen den Gesprächsbeiträgen steht jeweils das, was TalkPilot in diesem Moment im System ausgeführt hat. Name, Aktenzeichen und Postleitzahl sind ersetzt.

TalkPilot

Guten Tag, Sie sind mit der digitalen Assistenz verbunden. Mein Name ist Marie. Dieses Gespräch wird DSGVO-konform verarbeitet. Wie lautet Ihr Aktenzeichen?

Anrufer

Also, das ist, äh, das ist, ähm, KI-2026-04871.

TalkPilot

Danke. Und wie lautet die Postleitzahl der bei uns hinterlegten Adresse?

Anrufer

(nennt die Postleitzahl)

Im System · Fallakte

Aktenzeichen und Adressdaten abgeglichen

TalkPilot

Bevor ich Ihnen Details nenne: Spreche ich mit Herrn Kowalski persönlich? Ich muss Sie darauf hinweisen, dass wir fallbezogene Auskünfte nur an die betroffene Person selbst geben dürfen. Falsche Angaben zur Person können rechtliche Folgen haben; das Gespräch wird dazu aufgezeichnet.

Anrufer

Ja, ich bin’s persönlich.

Im System · Auskunftsberechtigung

Hinweis erteilt und protokolliert

TalkPilot

Die Hauptforderung beträgt 94 Euro und 90 Cent. Dazu kommen Zinsen in Höhe von 34 Euro und 45 Cent sowie Inkassokosten von 5 Euro. Insgesamt ergibt sich daraus die Forderungssumme von 134 Euro und 35 Cent. Offen sind aktuell 129 Euro und 35 Cent.

Im System · Fallakte

Hauptforderung, Verzugszinsen, Kosten und Zahlungseingang abgerufen

Anrufer

Ja, wie werden die einzelnen Positionen berechnet?

TalkPilot

Die Zinsen kommen dazu, weil die Zahlung nicht rechtzeitig erfolgt ist. Die Höhe richtet sich nach dem gesetzlichen Verzugszins, also einem Prozentsatz, der für jeden Tag berechnet wird, den die Zahlung zu spät kommt. Das ergibt bei Ihnen 34 Euro und 45 Cent.

Im System · Vorgang

Rückruf durch Sachbearbeitung vereinbart und dokumentiert

„Ich muss Sie darauf hinweisen, dass wir fallbezogene Auskünfte nur an die betroffene Person selbst geben dürfen.“

Was das Team bindet, was TalkPilot übernimmt.

Was Ihr Team täglich bindet

  • Immer dieselben drei Fragen Was ist offen, ist meine Zahlung angekommen, wie ist der Stand?
  • Zahlungsbereite Schuldner in der Warteschleife Wer eine Rate vereinbaren will, wartet genauso lange wie jemand mit einer einfachen Auskunftsfrage.
  • Pflichtangaben im Erstkontakt Vollständig und nachvollziehbar, unter Zeitdruck, über vier Kanäle.

Was TalkPilot übernimmt

  • Saldo, Zahlungseingang, Bearbeitungsstand Geprüft im Inkasso- oder ERP-System, beantwortet im Kanal der Anfrage.
  • Ratenvereinbarungen Prüft Gläubigervorgaben, ermittelt zulässige Raten und Laufzeiten, erklärt die Einigungsgebühr.
  • Pflichtkommunikation im Erstkontakt Vollständig, fallbezogen und in jedem Kanal gleich.

Ein Textbaustein sagt

„Ihr Vorgang wird bearbeitet. Bitte haben Sie Geduld.“

TalkPilot sagt

„Die Hauptforderung beträgt 94,90 Euro, dazu 34,45 Euro Zinsen und 5 Euro Inkassokosten. Offen sind aktuell 129,35 Euro.“

Kontrolle

Sie legen fest, wie weit TalkPilot geht.

Welche Auskünfte automatisch erteilt werden, ob Ratenzahlungen abgeschlossen oder zur Freigabe vorgemerkt werden, welche Anliegen sofort an einen Menschen gehen, das entscheiden Sie, nicht wir. Insolvenzhinweise und rechtlich sensible Anliegen gehen in jedem Fall direkt an Ihr Team, durchgestellt an die Person, die gerade erreichbar ist.

Systeme

Angebunden an das, womit Sie bereits arbeiten.

TalkPilot greift auf Ihre bestehenden Fall-, Zahlungs- und Fristdaten zu und schreibt jeden Vorgang dorthin zurück, wo Ihr Team ihn ohnehin sucht. Welches Inkasso- oder ERP-System dahintersteht, klären wir im Erstgespräch, angebunden wird auf einem dieser drei Wege:

  • Direkte Anbindung an Ihr Fach- oder ERP-System
  • Datenbank, lesender und schreibender Zugriff auf die führenden Datensätze
  • Schnittstellendatei, strukturierter Austausch, wenn keine Schnittstelle offensteht

24/7 Erreichbarkeit

Wann ist Ihr Betrieb wirklich erreichbar?

Ohne TalkPilot

10 Std.

erreichbar

  • Montag bis Freitag, 08:00 bis 18:00 Uhr
  • Abends, nachts, Wochenende: nicht erreichbar
  • Notfälle nach 18 Uhr: verpasst

Mit TalkPilot

24 Std.

erreichbar

  • Rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr
  • Feiertage und Wochenenden
  • Kein Anruf geht mehr verloren

Managed Service

Wir kümmern uns um alles. Sie profitieren sofort.

Kein Konfigurieren, kein Basteln. Wir bauen und betreiben Ihren digitalen Mitarbeiter komplett, individuell auf Ihre Abläufe zugeschnitten.

  1. 01

    Kostenlose Erstberatung

    Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren die größten Entlastungspotenziale.

  2. 02

    Individuelle Konzeption

    Wir entwickeln einen digitalen Mitarbeiter, der genau zu Ihren Abläufen passt.

  3. 03

    Nahtlose Implementierung

    Wir übernehmen die technische Einrichtung und den laufenden Betrieb.

Persönliches Onboarding

Wir richten Gesprächslogik, Weiterleitungen und Übergabeformate gemeinsam ein, speziell für Ihren Betrieb.

Monitoring und Störungen

Kontinuierliche Überwachung der Funktionalität und automatische Erkennung von Problemen.

Fester Ansprechpartner

Ein dedizierter Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Optimierung.

Häufige Fragen

Aus Gesprächen mit Betrieben wie Ihrem.

Darf eine KI überhaupt fallbezogene Auskünfte erteilen?
Nur an die betroffene Person selbst und genau das prüft TalkPilot, bevor Details genannt werden: Zuordnung über Aktenzeichen und hinterlegte Adressdaten, danach der Hinweis auf die Auskunftsberechtigung samt Protokollierung. Welche Auskünfte automatisch erteilt werden und welche nicht, legen Sie fest.
Kann TalkPilot Ratenzahlungen selbst abschließen?
Wenn Sie das so einstellen, ja. Sonst merkt TalkPilot die Ratenvereinbarung vor und legt sie Ihrer Sachbearbeitung zur Freigabe vor. Beides ist möglich, die Entscheidung liegt bei Ihnen, nicht bei uns.
Was passiert bei Widerspruch oder Insolvenzhinweis?
Einen Widerspruch bewertet TalkPilot nicht. Die KI nimmt ihn mit Begründung auf und erklärt den schriftlichen Weg: per E-Mail oder Post, mit Aktenzeichen, Begründung und Nachweisen. Ein Insolvenzhinweis geht in jedem Fall direkt an Ihr Team, vollständig mit Fall- und Kontaktdaten, Gesprächsverlauf und dem Grund der Übergabe.
Wie wird das dokumentiert?
Jeder Kontakt wird zu einem Vorgang mit Betreff, Status, Zusammenfassung und vollständigem Transkript. Ihr Team hört nichts nach, sondern liest in zehn Sekunden, worum es ging und was bereits erledigt ist. Erteilte Pflichthinweise sind dabei einzeln protokolliert.
An welche Systeme lässt sich das anbinden?
TalkPilot greift auf Ihre bestehenden Fall-, Zahlungs- und Fristdaten zu und schreibt jeden Vorgang dorthin zurück. Angebunden wird direkt an Ihr Fachsystem, an die Datenbank oder über eine strukturierte Schnittstellendatei, welcher Weg passt, klären wir im Erstgespräch.
Ist das DSGVO-konform?
Ja. Verarbeitung und Speicherung laufen verschlüsselt in Deutschland (Hetzner, Nürnberg), ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive. Gerade im Forderungsmanagement gilt: Wir speichern nur, was für den Vorgang nötig ist, und löschen auf Wunsch in Echtzeit.

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