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Handwerk & Bau

Achteinhalb Wochen ausgebucht und trotzdem gehen Aufträge verloren.

Handwerksbetriebe sind im Schnitt 8,5 Wochen im Voraus ausgelastet, im Bauhauptgewerbe zwölfeinhalb. Das Problem ist nicht die Auftragslage. Es ist der Anruf, der ins Leere läuft, während alle auf der Baustelle sind, denn wer beim Heizungsausfall niemanden erreicht, wählt die nächste Nummer.

Quelle: ZDH-Kurzbericht Konjunktur, 4. Quartal 2025

Gespräch vereinbaren Testanruf: (0221) 95672249

Beispielanruf

Anruf Betrieb
Bei uns tropft die Heizung im Keller. Kann jemand vorbeikommen?
Ich nehme das auf. Ist es ein Notfall oder reicht ein Termin in dieser Woche?

Was danach passiert

  • Adresse und Anliegen erfasst
  • Dringlichkeit eingestuft
  • Termin oder Rückruf eingeplant

TalkPilot ist ein KI-gestützter Dienst für Kundenkommunikation der WorkForce AI GmbH aus Köln. Für Handwerks- und Baubetriebe nimmt TalkPilot Anrufe rund um die Uhr an, erkennt Notdienstfälle am Gesprächsinhalt, bucht Termine im vorhandenen Kalender und legt Angebotsanfragen in der Handwerkersoftware an. Anfragen kommen über Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail herein; übergeben wird nur, was eine menschliche Entscheidung erfordert. TalkPilot wird als Managed Service betrieben, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland.

Die Ausgangslage

Kennen Sie diese Situationen?

Niemand am Telefon

Die Arbeit findet beim Kunden statt, nicht im Büro. Genau dann klingelt es und jeder verpasste Anruf ist ein Auftrag, den ein anderer bekommt.

Weniger Leute, gleiche Arbeit

Die Beschäftigtenzahl im Handwerk ist 2025 erneut gesunken; rund 200.000 Fachkräfte fehlen (ZDH). Wer bleibt, soll nicht am Telefon sitzen.

Notfall oder Routine?

Rohrbruch am Sonntag und die Frage nach dem Wartungstermin landen auf derselben Nummer. Wer sortiert, wenn niemand rangeht?

Frühjahr und Herbst sind Ausnahmezustand

Heizungssaison, Sturmschäden, Jahresendgeschäft: Das Anrufaufkommen verdoppelt sich, während dieselben Leute auf denselben Baustellen stehen.

Angebotsanfragen versanden

Der Zettel auf der Fensterbank, die Nachricht auf dem Band, die Mail unter fünfzig anderen. Was nicht sofort erfasst wird, wird nicht kalkuliert.

Terminverschieben kostet den halben Tag

Ein kranker Monteur bedeutet acht Anrufe. Jeder davon unterbricht jemanden, der gerade etwas anderes tut.

Wofür klingelt das Telefon im Handwerksbetrieb?

Verteilung eingehender Kontakte

Termin vereinbaren oder verschieben
34 %
Störung und Notdienst
26 %
Angebots- und Preisanfragen
20 %
Auftragsstand und Rückfragen
12 %
Sonstige Anliegen
8 %

Auswertung eigener TalkPilot-Projekte. Ihre tatsächliche Verteilung sehen wir uns im Erstgespräch an.

Aufgaben

Was TalkPilot im Handwerksbetrieb übernimmt

Notdienst erkennen und durchstellen

Heizungsausfall, Rohrbruch, Stromausfall: TalkPilot erkennt den Notfall und aktiviert die Bereitschaft, auch nachts.

Termine buchen

Wartung, Reparatur, Besichtigung, Aufmaß, der Termin landet direkt im Kalender, mit Anfahrtszeit und ohne Doppelbuchung.

Angebotsanfragen aufnehmen

Gewerk, Umfang, Objekt, Wunschtermin: strukturiert erfasst und an den weitergegeben, der kalkuliert, statt als Zettel auf der Fensterbank.

Auftragsstand beauskunften

„Wann kommen Sie?“ beantwortet TalkPilot aus dem Plan, nicht aus dem Bauch. Verschiebt sich etwas, meldet es sich von selbst.

Wartungen nachfassen

Fällige Wartungen und Prüfungen – Heizung, Kehrung, Elektroprüfung – ruft TalkPilot aktiv ab und vereinbart den Termin gleich mit.

Alle Kanäle, ein Vorgang

Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail laufen in denselben Ablauf. Das Foto vom Schaden per WhatsApp hängt am selben Vorgang wie der Anruf.

Aus der Praxis

Freitag, 19:12 Uhr. Die Heizung ist aus.

Zwischen den Gesprächsbeiträgen steht jeweils das, was TalkPilot in diesem Moment im System ausgeführt hat. Name und Adresse sind aus Datenschutzgründen geändert.

TalkPilot

Guten Abend, Sie sind mit der digitalen Assistenz von Heizung Brenner verbunden. Mein Name ist Lena. Worum geht es?

Anrufer

Meine Heizung ist ausgefallen. Also die läuft einfach nicht mehr, seit heute Nachmittag.

TalkPilot

Das klären wir. Zwei kurze Fragen, damit ich richtig einordne: Haben Sie noch warmes Wasser, und wie kalt ist es aktuell in der Wohnung?

Anrufer

Warmwasser geht noch. Kalt ist es noch nicht wirklich, so 19 Grad.

Im System · Notfall-Einstufung

Warmwasser vorhanden, keine Frostgefahr → Störung, kein Notdienst (Regel des Betriebs)

TalkPilot

Danke. Dann ist das eine Störung, aber kein Notfall, der Bereitschaftsdienst muss heute Abend nicht ausrücken. Ich buche Ihnen den nächsten Termin. Wie ist Ihre Adresse?

Anrufer

(nennt Straße und Ort)

Im System · Kundenstamm

Bestandskunde erkannt · Anlage Vaillant, Wartungsvertrag aktiv, letzte Wartung 03/2026

TalkPilot

Sie haben bei uns einen Wartungsvertrag, damit haben Sie Vorrang. Ich sehe Montag 8:00 bis 10:00 Uhr, sonst Dienstag am Nachmittag. Was passt Ihnen besser?

Anrufer

Montag früh wäre gut.

Im System · Kalender

Termin Mo 8:00 bis 10:00 gebucht · Monteur Kessler · Anfahrt eingeplant

TalkPilot

Montag zwischen 8 und 10 Uhr, notiert. Sie bekommen die Bestätigung gleich per SMS. Falls es über Nacht doch kalt wird oder das Warmwasser ausfällt, rufen Sie einfach wieder an, dann stufe ich es als Notfall ein und der Bereitschaftsdienst meldet sich.

Anrufer

Alles klar, danke.

Im System · Vorgang

Gespräch abgeschlossen · SMS versendet · Störungsbeschreibung am Auftrag hinterlegt

„Dann ist das eine Störung, aber kein Notfall, der Bereitschaftsdienst muss heute Abend nicht ausrücken.“

Was das Team bindet, was TalkPilot übernimmt.

Was Ihr Team täglich bindet

  • Rangehen, während man arbeitet Der Monteur unterbricht die Montage, um am Telefon einen Termin zu notieren. Beides leidet, die Arbeit und das Gespräch.
  • Der Zettel auf der Fensterbank Angerufen, kurz notiert, später eintragen. „Später“ ist der Moment, in dem Anfragen verschwinden.
  • Notdienst nach Bauchgefühl Ohne feste Regel entscheidet, wer gerade rangeht, mal rückt jemand umsonst aus, mal wartet ein echter Notfall bis Montag.
  • Abends und samstags Genau dann fällt die Heizung aus. Genau dann ist niemand im Büro, und der nächste Betrieb ist eine Nummer weiter.

Was TalkPilot übernimmt

  • Jeder Anruf wird angenommen Rund um die Uhr, auch wenn zehn gleichzeitig kommen. Keine Warteschleife, kein Band.
  • Notfall nach Ihrer Regel Sie legen fest, was ein Notfall ist. TalkPilot fragt die entscheidenden Punkte ab und stuft danach ein, jedes Mal gleich.
  • Termin sofort im Kalender Gebucht während des Gesprächs, mit Anfahrt und ohne Doppelbelegung. Der Kunde hat die Bestätigung, bevor er auflegt.
  • Nichts bleibt liegen Jeder Kontakt wird zum Vorgang, mit Zusammenfassung und Transkript. Kein Zettel, keine Erinnerungslücke.

Ein Textbaustein sagt

„Sie haben unseren Anrufbeantworter erreicht. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen zurück.“

TalkPilot sagt

„Sie haben bei uns einen Wartungsvertrag, damit haben Sie Vorrang. Ich sehe Montag 8:00 bis 10:00 Uhr, sonst Dienstag am Nachmittag. Was passt Ihnen besser?“

Kontrolle

Sie legen fest, wann jemand rausfährt.

Was als Notfall gilt, welche Fragen dafür beantwortet sein müssen, wer nachts erreichbar ist, bis zu welchem Auftragswert TalkPilot selbst einen Termin vergibt, das entscheiden Sie. Wir bauen die Regel nach, die Ihr Betrieb ohnehin im Kopf hat, und wenden sie jedes Mal gleich an.

Systeme

Angebunden an Kalender, Kundenstamm und Handwerkersoftware.

TalkPilot liest Kundendaten, Anlagen, Wartungsverträge und freie Termine dort, wo sie stehen, und schreibt Aufträge und Vorgänge dorthin zurück. Welche Software dahintersteht, klären wir im Erstgespräch, angebunden wird auf einem dieser drei Wege:

  • Direkte Anbindung an Handwerkersoftware, ERP und Kalender
  • Datenbank, lesender und schreibender Zugriff auf die führenden Datensätze
  • Schnittstellendatei, strukturierter Austausch, wenn keine Schnittstelle offensteht

24/7 Erreichbarkeit

Wann ist Ihr Betrieb wirklich erreichbar?

Ohne TalkPilot

10 Std.

erreichbar

  • Montag bis Freitag, 08:00 bis 18:00 Uhr
  • Abends, nachts, Wochenende: nicht erreichbar
  • Notfälle nach 18 Uhr: verpasst

Mit TalkPilot

24 Std.

erreichbar

  • Rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr
  • Feiertage und Wochenenden
  • Kein Anruf geht mehr verloren

Managed Service

Wir kümmern uns um alles. Sie profitieren sofort.

Kein Konfigurieren, kein Basteln. Wir bauen und betreiben Ihren digitalen Mitarbeiter komplett, individuell auf Ihre Abläufe zugeschnitten.

  1. 01

    Kostenlose Erstberatung

    Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren die größten Entlastungspotenziale.

  2. 02

    Individuelle Konzeption

    Wir entwickeln einen digitalen Mitarbeiter, der genau zu Ihren Abläufen passt.

  3. 03

    Nahtlose Implementierung

    Wir übernehmen die technische Einrichtung und den laufenden Betrieb.

Persönliches Onboarding

Wir richten Gesprächslogik, Weiterleitungen und Übergabeformate gemeinsam ein, speziell für Ihren Betrieb.

Monitoring und Störungen

Kontinuierliche Überwachung der Funktionalität und automatische Erkennung von Problemen.

Fester Ansprechpartner

Ein dedizierter Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Optimierung.

Häufige Fragen

Aus Gesprächen mit Betrieben wie Ihrem.

Ist das wirklich für Notdienst-Anrufe geeignet?
Ja, dafür ist es gebaut. TalkPilot erkennt Notfälle wie Heizungsausfall oder Rohrbruch am Gesprächsinhalt und aktiviert die Notdienstkette sofort. Wo die Grenze zwischen Notfall und Routine liegt, legen Sie fest, nicht wir.
Wie lange dauert die Einrichtung?
TalkPilot ist ein Managed Service: Wir richten ein, trainieren und binden an. In der Regel ist Ihr digitaler Mitarbeiter innerhalb weniger Wochen einsatzbereit. Der Aufwand liegt bei uns, nicht bei Ihnen.
Kann er Termine in meinem Kalender vereinbaren?
Ja. TalkPilot bucht Wartungs-, Reparatur- und Beratungstermine selbstständig in gängige Kalender- und Handwerkersysteme und vermeidet dabei Doppelbuchungen. Welches System bei Ihnen läuft, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert, wenn eine Frage zu speziell ist?
Dann übergibt TalkPilot an einen Menschen, mit allem, was bereits gesagt wurde. Ihr Team steigt mitten im Vorgang ein, statt von vorn zu fragen.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Gerade dort. Ein Zwei-Mann-Betrieb kann keine Bürokraft für die Telefonannahme abstellen und verliert deshalb die meisten Anrufe. Kein Betrieb ist zu klein; die Rechnung machen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen.
Merken Kunden, dass sie mit einer KI sprechen?
TalkPilot sagt zu Beginn, dass es sich um eine digitale Assistenz handelt. Das ist uns wichtiger als eine Täuschung, die beim ersten Sonderfall auffliegt. Wer einen Menschen möchte, bekommt einen.
Ist TalkPilot DSGVO-konform?
Ja. Die Daten werden DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet, verschlüsselt übertragen und gespeichert; ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört dazu. Sie behalten die Kontrolle über Aufbewahrung und Löschung.

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