Handwerk & Bau
Handwerksbetriebe sind im Schnitt 8,5 Wochen im Voraus ausgelastet, im Bauhauptgewerbe zwölfeinhalb. Das Problem ist nicht die Auftragslage. Es ist der Anruf, der ins Leere läuft, während alle auf der Baustelle sind, denn wer beim Heizungsausfall niemanden erreicht, wählt die nächste Nummer.
Die Ausgangslage
Die Arbeit findet beim Kunden statt, nicht im Büro. Genau dann klingelt es und jeder verpasste Anruf ist ein Auftrag, den ein anderer bekommt.
Die Beschäftigtenzahl im Handwerk ist 2025 erneut gesunken; rund 200.000 Fachkräfte fehlen. Wer bleibt, soll nicht am Telefon sitzen.
Rohrbruch am Sonntag und die Frage nach dem Wartungstermin landen auf derselben Nummer. Wer sortiert, wenn niemand rangeht?
Heizungssaison, Sturmschäden, Jahresendgeschäft: Das Anrufaufkommen verdoppelt sich, während dieselben Leute auf denselben Baustellen stehen.
Der Zettel auf der Fensterbank, die Nachricht auf dem Band, die Mail unter fünfzig anderen. Was nicht sofort erfasst wird, wird nicht kalkuliert.
Ein kranker Monteur bedeutet acht Anrufe. Jeder davon unterbricht jemanden, der gerade etwas anderes tut.
Verteilung eingehender Kontakte
Ihre tatsächliche Verteilung sehen wir uns im Erstgespräch an.
Aufgaben
Heizungsausfall, Rohrbruch, Stromausfall: TalkPilot erkennt den Notfall und aktiviert die Bereitschaft, auch nachts.
Wartung, Reparatur, Besichtigung, Aufmaß, der Termin landet direkt im Kalender, mit Anfahrtszeit und ohne Doppelbuchung.
Gewerk, Umfang, Objekt, Wunschtermin: strukturiert erfasst und an den weitergegeben, der kalkuliert, statt als Zettel auf der Fensterbank.
„Wann kommen Sie?" beantwortet TalkPilot aus dem Plan, nicht aus dem Bauch. Verschiebt sich etwas, meldet es sich von selbst.
Fällige Wartungen und Prüfungen. Heizung, Kehrung, Elektroprüfung, ruft TalkPilot aktiv ab und vereinbart den Termin gleich mit.
Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail laufen in denselben Ablauf. Das Foto vom Schaden per WhatsApp hängt am selben Vorgang wie der Anruf.
Aus der Praxis
Zwischen den Gesprächsbeiträgen steht jeweils das, was TalkPilot in diesem Moment im System ausgeführt hat. Name und Adresse sind aus Datenschutzgründen geändert.
Guten Abend, Sie sind mit der digitalen Assistenz von Heizung Brenner verbunden. Mein Name ist Lena. Worum geht es?
Meine Heizung ist ausgefallen. Also die läuft einfach nicht mehr, seit heute Nachmittag.
Das klären wir. Zwei kurze Fragen, damit ich richtig einordne: Haben Sie noch warmes Wasser, und wie kalt ist es aktuell in der Wohnung?
Warmwasser geht noch. Kalt ist es noch nicht wirklich, so 19 Grad.
Im System · Notfall-Einstufung
Warmwasser vorhanden, keine Frostgefahr → Störung, kein Notdienst (Regel des Betriebs)
Danke. Dann ist das eine Störung, aber kein Notfall, der Bereitschaftsdienst muss heute Abend nicht ausrücken. Ich buche Ihnen den nächsten Termin. Wie ist Ihre Adresse?
(nennt Straße und Ort)
Im System · Kundenstamm
Bestandskunde erkannt · Anlage Vaillant, Wartungsvertrag aktiv, letzte Wartung 03/2026
Sie haben bei uns einen Wartungsvertrag, damit haben Sie Vorrang. Ich sehe Montag 8:00 bis 10:00 Uhr, sonst Dienstag am Nachmittag. Was passt Ihnen besser?
Montag früh wäre gut.
Im System · Kalender
Termin Mo 8:00 bis 10:00 gebucht · Monteur Kessler · Anfahrt eingeplant
Montag zwischen 8 und 10 Uhr, notiert. Sie bekommen die Bestätigung gleich per SMS. Falls es über Nacht doch kalt wird oder das Warmwasser ausfällt, rufen Sie einfach wieder an, dann stufe ich es als Notfall ein und der Bereitschaftsdienst meldet sich.
Alles klar, danke.
Im System · Vorgang
Gespräch abgeschlossen · SMS versendet · Störungsbeschreibung am Auftrag hinterlegt
„Dann ist das eine Störung, aber kein Notfall, der Bereitschaftsdienst muss heute Abend nicht ausrücken.“
Ein Textbaustein sagt
„Sie haben unseren Anrufbeantworter erreicht. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen zurück.“
TalkPilot sagt
„Sie haben bei uns einen Wartungsvertrag, damit haben Sie Vorrang. Ich sehe Montag 8:00 bis 10:00 Uhr, sonst Dienstag am Nachmittag. Was passt Ihnen besser?“
Kontrolle
Was als Notfall gilt, welche Fragen dafür beantwortet sein müssen, wer nachts erreichbar ist, bis zu welchem Auftragswert TalkPilot selbst einen Termin vergibt, das entscheiden Sie. Wir bauen die Regel nach, die Ihr Betrieb ohnehin im Kopf hat, und wenden sie jedes Mal gleich an.
Systeme
TalkPilot liest Kundendaten, Anlagen, Wartungsverträge und freie Termine dort, wo sie stehen, und schreibt Aufträge und Vorgänge dorthin zurück. Welche Software dahintersteht, klären wir im Erstgespräch, angebunden wird auf einem dieser drei Wege:
24/7 Erreichbarkeit
Ohne TalkPilot
10 Std.
erreichbar
Mit TalkPilot
24 Std.
erreichbar
Managed Service
Kein Konfigurieren, kein Basteln. Wir bauen und betreiben Ihren digitalen Mitarbeiter komplett, individuell auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren die größten Entlastungspotenziale.
Wir entwickeln einen digitalen Mitarbeiter, der genau zu Ihren Abläufen passt.
Wir übernehmen die technische Einrichtung und den laufenden Betrieb.
Wir richten Gesprächslogik, Weiterleitungen und Übergabeformate gemeinsam ein, speziell für Ihren Betrieb.
Kontinuierliche Überwachung der Funktionalität und automatische Erkennung von Problemen.
Ein dedizierter Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Optimierung.
Häufige Fragen
Mehr Hintergrund im Wissensbereich.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wir analysieren Ihre bestehenden Kommunikationsprozesse und zeigen Ihnen, wo Automatisierung sinnvoll ist und wo der Mensch weiterhin den Unterschied macht. Keine Demo, keine Software-Präsentation, einfach ein Gespräch auf Augenhöhe.
Unter dieser Nummer nimmt TalkPilot selbst ab, jederzeit.