KI-Telefonassistent für KMU

Der KI-Telefonassistent für moderne Verwaltungen

TalkPilot nimmt Anrufe entgegen, versteht Anliegen und übergibt Informationen strukturiert an Ihr Team. Keine Ausfälle, keine Wartezeiten.

Wir garantieren eine Erfolgsquote
von mehr als 90%

Testanruf starten (0221) 95672249

Ihre Vorteile auf einen Blick

Für Ihr Kollegium

Entlastung von Routinefragen und mehr Zeit für komplexe Einzelfälle sowie Projektarbeit.

Für Ihre BürgerInnen

Verblüffend lebensechte Gesprächsführung und 24/7 Erreichbarkeit für Anliegen aller Art.

Für Ihren Haushalt

Effiziente Ressourcennutzung und Kosteneinsparung durch Automatisierung von Standardanfragen.

Volle Kontrolle und Transparenz

Behalten Sie den Überblick über alle eingehenden Anrufe in Echtzeit oder verwalten Sie Ihr Team.

KI-Sprachagent Dashboard

Anrufe
89
Erfolgsquote
91.7%
Gesamtdauer
66m
Ø Dauer
0:45
Erika Schulze
Erfolgreich

Anmeldung Wohnsitz

+4917012345678
23:52
Karin Neumann
Erfolgreich

Terminvereinbarung Bürgerbüro

+4916123456789
00:52
Thomas Becker
Erfolgreich

Müllabfuhr Status

+4917045782316
08:15
Maria Schmidt
Erfolgreich

Antrag Reisepass

+4916098374512
09:30
Peter Wagner
Erfolgreich

Frage zu Grundsteuer

+4915167829435
10:45
Julia Fischer
Erfolgreich

Gewerbeanmeldung

+4917089452613
11:20
Michael Braun
Erfolgreich

Öffnungszeiten erfragen

+4916025836471
13:15
Laura Hoffmann
Erfolgreich

Hundesteuer anmelden

+4915194736285
14:00
Stefan Meyer
Erfolgreich

Termin Trauung

+4917036728145
15:30
Sicherheit zuerst

DSGVO-konform auf deutschen Servern

Gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten entwickelt. Ihre Daten sind bei uns sicher.

Privacy by Design

Datenschutz ist grundlegend in TalkPilots Entwicklung integriert. Von der ersten Codezeile an wurde TalkPilot so konzipiert, dass Ihre sensiblen Daten geschützt bleiben.

Datenschutz nach DSGVO

TalkPilot verarbeitet ausschließlich Informationen, die für das jeweilige Gespräch notwendig sind. Wir speichern keine unnötigen personenbezogenen Daten Ihrer BürgerInnen.

Hosting auf EU-Servern

Der gesamte Betrieb erfolgt auf zertifizierten Servern in Deutschland und der Europäischen Union. So bleiben Ihre Daten unter dem Schutz europäischer Datenschutzgesetze.

DSGVO Compliance Zertifizierung Made in Germany
Funktionen

Entwickelt für Kommunen

Die #1 KI-Telefonzentrale für die hohen Informations-, Anpassungs- und Sicherheitsanforderungen der Verwaltung.

Ausgezeichnete Wissensdatenbank

TalkPilot kann Ihre gesamte Verwaltung abdecken und ist jederzeit anpassbar. Egal ob Öffnungszeiten, zuständige Ämter oder Formulare.

Flexibler Einsatz

TalkPilot kann Sie als „24/7 Workaholic“ unterstützen oder lediglich als „Aushilfe“ bei Spitzenlasten – Sie bestimmen, wann und wie oft.

Zentral oder dezentral

TalkPilot kann Ihre Zentralnummer übernehmen oder mit einzelnen Fachbereichen anfangen. Skalierbar nach Ihren Bedürfnissen.

Individuelle Anpassung

Jede Verwaltung ist anders – TalkPilot passt sich gerne, unkompliziert und schnell an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

In wenigen Tagen vom Auftrag bis zu TalkPilots erstem Arbeitstag

Sagen Sie uns, was Sie brauchen – und wir machen den Rest. Die Integration funktioniert schnell, intuitiv und ohne bedeutenden Mehraufwand für Sie.

1

Persönliches Gespräch

Wir besprechen gemeinsam in einem persönlichen Gespräch, welche Aufgaben die Telefon-KI übernehmen soll. Wir definieren, welche Weiterleitungen eingerichtet werden, ob Mitarbeiter per SMS informiert werden sollen und wann Bestellungen oder Termine aufgenommen werden. Das alles voll und ganz zugeschnitten auf deine Bedürfnisse und Anforderungen

2

Einrichtungs- und Testphase

Wir richten die KI technisch für euch ein und ihr erhaltet eine Telefonnummer. In dieser Phase darf ausgiebig getestet werden. Die KI lernt kontinuierlich dazu und passt sich an die individuellen Gegebenheiten und Fachbegriffe eures Betriebs an.

3

Go-Live und Monitoring

Die KI geht live und nimmt echte Kundenanrufe entgegen. Wir begleiten die ersten zwei Wochen intensiv und optimieren die Performance, bis die Erfolgsquote stabil über 90% liegt. Danach wechseln wir in das allgemeine Monitoring mit stichprobenartigen Kontrollen. Wir bleiben aber an eurer Seite wenn Anpassungen oder Änderungen gewünscht sind und bauen bei Bedarf die Fähigkeiten eures neuen KI-Mitarbeiters Schritt-für-Schritt weiter aus.

Häufige Fragen

Alles was du über TalkPilot wissen musst.

Kann ich meine bestehende Telefonnummer behalten?
Ja, absolut. Wir richten eine Weiterleitung von Ihrer bestehenden Nummer auf den TalkPilot-Assistenten ein. Das kann entweder sofort geschehen (bei jedem Anruf) oder verzögert, wenn Sie nicht rangehen.
Wie natürlich klingt die Stimme?
Wir nutzen modernste Voice-AI Technologie. Die Stimme klingt menschlich, macht Pausen an den richtigen Stellen und hat eine natürliche Betonung. Viele Anrufer merken gar nicht, dass sie mit einer KI sprechen.
Was passiert bei schwierigen Fragen?
Wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann, nimmt sie die Kontaktdaten auf und informiert Sie über den Rückrufwunsch. Wir können auch einrichten, dass in Notfällen direkt an ein Mobiltelefon durchgestellt wird.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Nein, wir glauben an unsere Qualität. TalkPilot ist monatlich kündbar. Nach der Einrichtungsgebühr zahlen Sie nur die monatliche Grundgebühr und die Gesprächsminuten.
Wie schnell ist TalkPilot einsatzbereit?
Sehr schnell – aber bewusst begleitet. Nach dem gemeinsamen Onboarding erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden die erste Version von TalkPilot. Diese wird im realen Betrieb 48 Stunden getestet und feinjustiert. Spätestens nach 72 Stunden ist die finale Version live. So stellen wir sicher, dass TalkPilot von Tag 1 an zuverlässig mit über 90 % Qualität arbeitet.
Gibt es eine Testphase?
Ja – allerdings keine unbetreute Selbst-Testphase. Wir richten TalkPilot gemeinsam mit Ihnen ein und testen ihn direkt mit echten Anrufen. Sie werden persönlich begleitet, Anpassungen erfolgen sofort und der Live-Betrieb startet erst, wenn alles sauber funktioniert. Das ist kein Experiment, sondern ein kontrollierter Start.
Kann TalkPilot Fachbegriffe aus unserer Verwaltung verstehen?
Ja. TalkPilot wird gezielt auf Ihre Verwaltung trainiert. Typische Anrufgründe, Fachbegriffe und Abläufe werden im Onboarding hinterlegt. Die KI erkennt das Anliegen, stellt sinnvolle Rückfragen, priorisiert Notfälle und übermittelt alle Informationen strukturiert an Sie.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Ja. Alle Anrufe werden DSGVO-konform aufgezeichnet. Das sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass Sie jederzeit nachvollziehen können, was der Anrufer wollte. Die Aufzeichnungen dienen ausschließlich der Nachverfolgung und Qualitätssicherung.
Wann nimmt TalkPilot Anrufe entgegen?
So, wie es für Ihre Verwaltung passt. TalkPilot kann rund um die Uhr ans Telefon gehen, nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten oder nur dann, wenn Sie selbst nicht erreichbar sind. Kosten entstehen ausschließlich, wenn TalkPilot tatsächlich einen Anruf annimmt.
Was passiert bei technischen Problemen?
TalkPilot ist auf hohe Verfügbarkeit ausgelegt. Sollte es dennoch zu einem Problem kommen, werden Anrufe automatisch an eine von Ihnen definierte Backup-Nummer weitergeleitet. Zusätzlich steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.
Wie sicher sind unsere Daten?
Sehr sicher. Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, verschlüsselt übertragen und gespeichert. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist selbstverständlich inklusive.
Für wen ist TalkPilot geeignet?
Für Kommunen, Landkreise und Verwaltungsbehörden, die viele Anrufe erhalten, aber nicht ständig erreichbar sein können. Besonders dann, wenn Anrufe während der Sprechzeiten eingehen und trotzdem kein Anliegen verloren gehen soll.
Premium Service

Wir lassen Sie nicht allein

Technologie ist nur so gut wie ihre Einrichtung. Deshalb ist bei TalkPilot der persönliche Support inklusive.

Persönliches Onboarding

Wir richten gemeinsam die Gesprächslogik, Weiterleitungen und Übergabeformate ein.

Monitoring und Störungen

Kontinuierliche Überwachung der Funktionalität und automatische Erkennung von Problemen.

Fester Ansprechpartner

Ein dedizierter Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Optimierung Ihres Assistenten.

Bereit für 100% Erreichbarkeit?

Starten Sie jetzt und verpassen Sie nie wieder einen Anruf.

Kostenloses Erstgespräch
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