TalkPilot übernimmt Kundenanfragen und Prozesse selbstständig – und übergibt nur das, was menschliche Entscheidung oder Expertise erfordert.
KI übernimmt die Routine. Ihr Team die wichtigen Fälle.
Ein Voicebot beantwortet Fragen. Ein Mitarbeiter erledigt die Aufgabe, die dahintersteckt.
TalkPilot ist ein KI-gestützter Dienst für Kundenkommunikation der WorkForce AI GmbH aus Köln. Er nimmt Anfragen über Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail entgegen, bearbeitet den Vorgang dahinter in den bestehenden Systemen des Betriebs und übergibt an Mitarbeitende nur, was eine menschliche Entscheidung erfordert. TalkPilot wird als Managed Service betrieben, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Deutschland.
Versteht Gespräche, Anliegen und Kontext.
Führt Aufgaben selbstständig in Ihren Systemen aus.
Gibt relevante Fälle an Ihre Mitarbeiter weiter.
Kanäle
Kommen alle hier an.
TalkPilot
Führt beides zusammen.
Versteht das Anliegen, führt Ihre Prozessschritte aus und steuert Ihre Systeme.
Ihre Systeme
Bleiben, wie sie sind.
Mit steigenden Kommunikationsvolumen wird aus Erreichbarkeit schnell ein operatives Problem.
Anrufe gehen verloren. Rückrufe werden vergessen, und niemand weiß mehr, wer wann warum angerufen hat.
Das Telefon klingelt permanent. Anfragen kommen schneller rein, als Ihr Team sie abarbeiten kann.
Ständige Unterbrechungen. Konzentriertes Arbeiten an wichtigen Aufgaben wird zur Ausnahme.
Telefon, WhatsApp, E-Mail, Chat. Informationen liegen überall, nur nicht an einem Ort.
Was wurde besprochen? Was zugesagt? Ohne Dokumentation bleibt nur Erinnerung.
Kunden erwarten schnelle Antworten. Wer niemanden erreicht, fragt beim Wettbewerb an.
Ein Anruf endet nicht mit einer Antwort. TalkPilot kann aus dem Gespräch direkt die nächsten Schritte ausführen.
Annehmen, verstehen, prüfen, handeln, dokumentieren, übergeben – das sind die Aufgaben, die ein Mitarbeiter im Kundenkontakt erledigt. TalkPilot erledigt sie in derselben Reihenfolge.
Der Anrufer wird anhand von Angaben wie Name, Kundennummer oder Vertragsdaten im angebundenen System zugeordnet – TalkPilot erkennt so, ob es sich um einen Bestandskunden, einen laufenden Vorgang oder eine Neuanfrage handelt, und wählt den passenden Gesprächspfad.
Vor sensiblen Aktionen prüft TalkPilot die vorab festgelegten Sicherheitsmerkmale – etwa Kundennummer, Geburtsdatum oder ein vereinbartes Sicherheitswort. Erst nach bestandener Prüfung geht es mit vertraulichen Vorgängen weiter, jeder Schritt wird protokolliert.
Statt starrer Formulare fragt TalkPilot im natürlichen Gespräch genau die Angaben ab, die für den jeweiligen Vorgang gebraucht werden – und ordnet sie direkt den passenden Feldern in Ihrem System zu, statt sie nur als Freitext zu notieren.
TalkPilot ist an Ihre bestehenden Systeme angebunden – CRM, ERP, Kalender oder Ticketsystem bleiben unverändert im Einsatz. Statt nur zu dokumentieren, löst TalkPilot die passende Aktion direkt darin aus, etwa einen Termin eintragen oder einen Datensatz aktualisieren.
Reicht der definierte Rahmen nicht aus oder wünscht der Anrufer ausdrücklich einen Menschen, übergibt TalkPilot mit vollständigem Kontext – der Mitarbeiter sieht sofort, worum es ging und was bereits geklärt ist, statt bei null anzufangen.
Kanäle sind der Eingang. KI ist der Mechanismus. Das Ergebnis ist der erledigte Vorgang.
TalkPilot automatisiert den Großteil wiederkehrender Aufgaben. Ihr Team konzentriert sich auf Entscheidungen, komplexe Fälle und persönliche Kundenbeziehungen.
Sobald TalkPilot live ist
KI arbeitet. Menschen entscheiden.
Übergaben laufen mit vollem Kontext – ohne dass jemand sich wiederholen muss.
Ein Mitarbeiter, der eine Aufgabe wirklich erledigen soll, braucht Zugriff auf dieselben Systeme wie Ihr Team. Deshalb ist TalkPilot an Ihre bestehende Systemlandschaft angebunden – von CRM und ERP über Kalender und Ticketsysteme bis hin zu individuellen Anwendungen und APIs.
Sie müssen Ihre bestehenden Systeme nicht ersetzen. Wir integrieren uns in das, was bereits funktioniert.
Keine Systemablösung.
Kein Umgewöhnen.
Sie müssen keine Prompts schreiben, keine KI konfigurieren und keine Systeme selbst miteinander verbinden.
Wir verstehen Ihre Prozesse
Analyse, Anforderungen, Kommunikationswege und Ziele.
Wir bauen Ihre Lösung
Konfiguration, Integration, Prozesse und technische Anbindung.
Wir sichern Qualität
Testing, Qualitätsmanagement, Monitoring und Optimierung.
Sie definieren, was Ihre Kommunikation leisten soll. Wir kümmern uns darum, dass sie es tut.
Ob Service, Terminvergabe oder Notdienst — diese Zahlen sprechen für sich:
Erreichbarkeit
verlorene Vorgänge
vom Anruf bis zum fertigen Vorgang im System
von Kick-off bis Go-Live
Welche Aufgaben das im Einzelnen sind, legen Sie fest. Diese hier kommen am häufigsten vor.
Termine anfragen, freie Slots prüfen, buchen und verschieben – in dem Kalender, den Ihr Team ohnehin nutzt.
Wiederkehrende Anliegen beantworten, Vorgänge aufnehmen und vollständig im System hinterlegen.
Anfragen nach Ihren Kriterien einordnen und nur die passenden Kontakte an den Vertrieb übergeben.
Bestellungen und Nachbestellungen aufnehmen, auf Vollständigkeit prüfen und im System anlegen.
Fehlende Angaben aktiv nachfragen, bis ein Vorgang vollständig ist – statt ihn unfertig liegen zu lassen.
Liefer-, Auftrags- oder Bearbeitungsstand im System nachschlagen und verbindlich beantworten.
Klicken Sie an, was bei Ihnen zutrifft.
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Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch schauen, wie TalkPilot das bei Ihnen übernimmt.
Persönliches Gespräch vereinbarenEin digitaler Mitarbeiter ist nur dann wertvoll, wenn er zuverlässig arbeitet. Deshalb testen, überwachen und optimieren wir ihn laufend.
Analyse
Prozesse verstehen.
Konzeption
Lösung entwickeln.
Integration
Systeme verbinden.
Testing
Reale und kritische Szenarien prüfen.
Go-live
Qualitäts-Gate vor dem Start.
Betrieb & Optimierung
Qualität überwachen und kontinuierlich verbessern.
Vor jedem Go-live muss die Lösung definierte Qualitätskriterien erfüllen – darunter eine verlässliche Erkennungs- und Antwortgenauigkeit. Erst wenn diese Standards nachweislich erreicht sind, wird live geschaltet.
Reale Personen rufen testweise an und prüfen die Kommunikation aus Kundensicht – Verhalten, Antworten, Prozesslogik, Übergaben und kritische Sonderfälle. Keine automatisierte Checkliste, sondern echte Gespräche.
Qualität wird nicht behauptet. Sie wird getestet.
Bei hohen Kontaktvolumen entscheidet nicht, ob ein Gespräch stattgefunden hat, sondern ob es danach überprüfbar ist.
Beispielverlauf
Kundenservice · Energieversorger
Anpassung des monatlichen Abschlags
Anruf angenommen
Einer von 340 Kontakten an diesem Vormittag.
Kunde identifiziert
Zuordnung über Kunden- und Vertragsnummer.
Sicherheitsabfrage bestanden
Zwei Merkmale geprüft, Ergebnis protokolliert.
Vertragsdaten geprüft
Verbrauchshistorie und laufender Abschlag abgerufen.
Änderung ausgeführt
Neuer Abschlag gesetzt, Wirksamkeit zum Folgemonat.
Bestätigung versendet
Vorgang geschlossen, Beleg im System abgelegt.
Vier Minuten, kein Mitarbeiter beteiligt. Zeitgleich liefen zwölf weitere Gespräche.
Unabhängig vom Beispiel
Das sind die Fragen, die nach jedem Kontakt beantwortet sind.
Wer hat Kontakt aufgenommen?
Identität geprüft und dem Kundenstamm zugeordnet, nicht nur eine Rufnummer im Protokoll.
Wann und über welchen Kanal?
Zeitpunkt und Kanal je Schritt festgehalten, auch bei einem Wechsel mitten im Vorgang.
Worum ging es?
Anliegen strukturiert erfasst und kategorisiert, damit es auswertbar bleibt.
Was wurde zugesagt – und was steht noch offen?
Zusagen sind als verbindliche Einträge hinterlegt, offene Punkte mit klarer Zuständigkeit – beides sichtbar für alle, die am Vorgang weiterarbeiten.
Diese Fragen beantwortet TalkPilot bei jedem einzelnen Kontakt – bei zehn am Tag genauso wie bei zehntausend.
Keine verlorenen Anrufe.
Keine vergessenen Vorgänge.
Der Kanal ist flexibel. Der Prozess bleibt derselbe.
„Eingehend übernimmt TalkPilot die Identifikation der Anrufenden, erfasst das Anliegen und gibt Auskunft zum Stand eines Vorgangs. Ausgehend ruft die KI aktiv nach – bei offenen Rückmeldungen, Ratenvereinbarungen oder wenn wir einfach nochmal nachfassen müssen.“
„TalkPilot hilft uns nicht nur, wenn gerade niemand erreichbar ist. Auch tagsüber nimmt die KI Routineanfragen wie Störungsmeldungen entgegen – etwa wenn ein Gerät nicht funktioniert – und leitet sie direkt an die richtige Stelle weiter, nahtlos eingebunden in unsere Systeme.“
„So einfach und so schnell eine neue Telefonmitarbeiterin zu bekommen, geht nur mit TalkPilot. Die Zeitersparnis für unser Team ist unbezahlbar.“
„Die Telefon-KI ist eine echte Entlastung im Alltag. Auch wenn ich nicht ans Telefon gehen kann, werden Anliegen sauber aufgenommen und strukturiert übermittelt. In Notfällen werden Anrufe automatisch weitergeleitet – das funktioniert in der Praxis hervorragend.“
„Das Festnetztelefon klingelt kaum noch, seit die Anrufe über die KI laufen.“
Wir wissen um die Sensibilität von Kundendaten. Deshalb nutzen wir ausschließlich DSGVO-konforme KI-Modelle. Alle Daten werden sicher verarbeitet und gespeichert.
Wir wissen um die Sensibilität von Kundendaten. Deshalb nutzen wir ausschließlich DSGVO-konforme KI-Modelle. Alle Daten werden sicher verarbeitet und gespeichert.
Wir hosten unsere Infrastruktur bei Hetzner in Nürnberg (DE). Damit gehören wir in der EU zu den wenigen Anbietern mit einer durchgängig DSGVO-konformen Lösung für KI-Telefonassistenten.
Unsere Services basieren auf sogenannten LLMs (Large Language Models) von Drittanbietern. Um die DSGVO- und EU AI Act-Konformität sicherzustellen, hosten wir über Microsoft Azure und Google Vertex und nutzen Mistral. Für besonders datenkritische Prozesse greifen wir zusätzlich auf self-hosted Lösungen zurück.
Transparenz ist uns wichtig. Wir speichern ausschließlich die absolut notwendigen Daten und können auf Wunsch all Ihre Daten in Echtzeit löschen.
Alles, was Sie über TalkPilot wissen müssen.
Wir analysieren Ihre bestehenden Kommunikationsprozesse und zeigen Ihnen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo der Mensch weiterhin den Unterschied macht.
Keine Demo. Keine Software-Präsentation. Einfach ein Gespräch auf Augenhöhe.