Die intelligente Kommuni­kations­plattform für Unternehmen.Die intelligente Kommunikationsplattform für Unternehmen.

Telefon, WhatsApp, Webchat und E-Mail – verbunden mit den Systemen, in denen Sie ohnehin arbeiten.

Persönliches Gespräch vereinbaren So funktioniert TalkPilot

Done for you. Qualität im Fokus. Menschen im Mittelpunkt.

Telefon WhatsApp Webchat E-Mail

Verbunden mit Ihren Prozessen, Systemen und Mitarbeitern – damit Kommunikation nicht nur automatisiert, sondern zuverlässig bearbeitet wird.

Die Herausforderung

Wenn Kommunikation zum Engpass wird.

Mit steigenden Kommunikationsvolumen wird aus Erreichbarkeit schnell ein operatives Problem.

Verpasste Anrufe

Anrufe gehen verloren. Rückrufe werden vergessen, und niemand weiß mehr, wer wann warum angerufen hat.

Zu viel Volumen

Das Telefon klingelt permanent. Anfragen kommen schneller rein, als Ihr Team sie abarbeiten kann.

Überlastete Mitarbeiter

Ständige Unterbrechungen. Konzentriertes Arbeiten an wichtigen Aufgaben wird zur Ausnahme.

Verstreute Kommunikation

Telefon, WhatsApp, E-Mail, Chat. Informationen liegen überall, nur nicht an einem Ort.

Fehlende Nachvollziehbarkeit

Was wurde besprochen? Was zugesagt? Ohne Dokumentation bleibt nur Erinnerung.

Kunden warten

Kunden erwarten schnelle Antworten. Wer niemanden erreicht, fragt beim Wettbewerb an.

Das Problem ist nicht fehlende Kommunikation. Das Problem ist, dass sie nicht mehr skalierbar ist.

So lösen wir das
Die Lösung

Nicht noch ein Voicebot.
Ein integriertes Kommunikationssystem.

Ein System, das mitdenkt und mitarbeitet – damit Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Kanälen jonglieren müssen und keine Anfrage mehr verloren geht.

Kanäle

Kommen alle hier an.

Telefon WhatsApp Webchat E-Mail weitere Kanäle

TalkPilot

Führt beides zusammen.

Versteht das Anliegen, führt Ihre Prozessschritte aus und steuert Ihre Systeme.

Ihre Systeme

Bleiben, wie sie sind.

CRM ERP Kalender Ticketsysteme APIs
Vorgang erledigt. Im System dokumentiert Jederzeit nachvollziehbar
Mitarbeiter übernimmt. Mit vollem Kontext Nur, wenn es nötig ist
Ein Kontakt. Egal über welchen Kanal er hereinkommt.
Ein Vorgang. Von der Anfrage bis zur Erledigung.
Ein Kontext. Aus den Systemen, die Sie ohnehin schon nutzen.
Prozessautomatisierung

Ein Gespräch ist nur der Anfang.

TalkPilot kann einen kompletten Vorgang bearbeiten.

TalkPilot versteht Anliegen, erfasst Informationen, identifiziert Kunden, führt definierte Prozessschritte aus, steuert Systeme und übergibt an Mitarbeiter, wenn menschliche Unterstützung erforderlich ist.

  1. Anrufen
  2. Verstehen
  3. Identifizieren
  4. Verifizieren
  5. Bearbeiten
  6. Dokumentieren
  7. Übergeben

Identifikation

Der Anrufer wird anhand von Angaben wie Name, Kundennummer oder Vertragsdaten im angebundenen System zugeordnet – TalkPilot erkennt so, ob es sich um einen Bestandskunden, einen laufenden Vorgang oder eine Neuanfrage handelt, und wählt den passenden Gesprächspfad.

Verifikation

Vor sensiblen Aktionen prüft TalkPilot die vorab festgelegten Sicherheitsmerkmale – etwa Kundennummer, Geburtsdatum oder ein vereinbartes Sicherheitswort. Erst nach bestandener Prüfung geht es mit vertraulichen Vorgängen weiter, jeder Schritt wird protokolliert.

Informationsaufnahme

Statt starrer Formulare fragt TalkPilot im natürlichen Gespräch genau die Angaben ab, die für den jeweiligen Vorgang gebraucht werden – und ordnet sie direkt den passenden Feldern in Ihrem System zu, statt sie nur als Freitext zu notieren.

Systemsteuerung

TalkPilot ist an Ihre bestehenden Systeme angebunden – CRM, ERP, Kalender oder Ticketsystem bleiben unverändert im Einsatz. Statt nur zu dokumentieren, löst TalkPilot die passende Aktion direkt darin aus, etwa einen Termin eintragen oder einen Datensatz aktualisieren.

Übergabe

Reicht der definierte Rahmen nicht aus oder wünscht der Anrufer ausdrücklich einen Menschen, übergibt TalkPilot mit vollständigem Kontext – der Mitarbeiter sieht sofort, worum es ging und was bereits geklärt ist, statt bei null anzufangen.

Multikommunikation

Telefon, WhatsApp, Webchat, E-Mail und mehr – verbunden in einem Prozess.

Der Kanal ist flexibel. Der Prozess bleibt derselbe.

TalkPilot
Transparenz

Jeder Kontakt wird zum nachvollziehbaren Vorgang.

Bei hohen Kontaktvolumen entscheidet nicht, ob ein Gespräch stattgefunden hat, sondern ob es danach überprüfbar ist.

Beispielverlauf

Kundenservice · Energieversorger

Anpassung des monatlichen Abschlags

09:12 · Telefon

Anruf angenommen

Einer von 340 Kontakten an diesem Vormittag.

09:12 · CRM

Kunde identifiziert

Zuordnung über Kunden- und Vertragsnummer.

09:13 · Verifikation

Sicherheitsabfrage bestanden

Zwei Merkmale geprüft, Ergebnis protokolliert.

09:14 · Abrechnungssystem

Vertragsdaten geprüft

Verbrauchshistorie und laufender Abschlag abgerufen.

09:15 · Prozess

Änderung ausgeführt

Neuer Abschlag gesetzt, Wirksamkeit zum Folgemonat.

09:16 · E-Mail

Bestätigung versendet

Vorgang geschlossen, Beleg im System abgelegt.

Vier Minuten, kein Mitarbeiter beteiligt. Zeitgleich liefen zwölf weitere Gespräche.

Unabhängig vom Beispiel

Das sind die Fragen, die nach jedem Kontakt beantwortet sind.

Wer hat Kontakt aufgenommen?

Identität geprüft und dem Kundenstamm zugeordnet, nicht nur eine Rufnummer im Protokoll.

Wann und über welchen Kanal?

Zeitpunkt und Kanal je Schritt festgehalten, auch bei einem Wechsel mitten im Vorgang.

Worum ging es?

Anliegen strukturiert erfasst und kategorisiert, damit es auswertbar bleibt.

Was wurde zugesagt – und was steht noch offen?

Zusagen sind als verbindliche Einträge hinterlegt, offene Punkte mit klarer Zuständigkeit – beides sichtbar für alle, die am Vorgang weiterarbeiten.

Diese Fragen beantwortet TalkPilot bei jedem einzelnen Kontakt – bei zehn am Tag genauso wie bei zehntausend.

Keine verlorenen Anrufe.

Keine verstreuten Informationen.

Keine vergessenen Vorgänge.

Systemintegration

Ihre Systeme. Unsere Lösung. Gemeinsam integriert.

TalkPilot arbeitet nicht isoliert. Wir integrieren die Kommunikation in Ihre bestehende Systemlandschaft – von CRM und ERP über Kalender und Ticketsysteme bis hin zu individuellen Anwendungen und APIs.

Sie müssen Ihre bestehenden Systeme nicht ersetzen. Wir integrieren uns in das, was bereits funktioniert.

TalkPilot

Keine Systemablösung.

Keine Migration.

Kein Umgewöhnen.

Wenn Standard nicht mehr reicht

Nicht jedes Unternehmen funktioniert nach demselben Schema.

Deshalb arbeitet TalkPilot nicht mit einem starren Standardablauf. Wir bilden Ihre individuellen Regeln, Anforderungen und Prozesse ab.

Hohe Volumina

Hunderte oder tausende Kontakte zuverlässig bearbeiten.

Terminierung

Anfragen qualifizieren, Termine finden, buchen und dokumentieren.

Identifikation & Verifikation

Definierte Prüfungen durchführen, bevor Aktionen ausgelöst werden.

Komplexe Kundenprozesse

Mehrstufige Abläufe bearbeiten und Systeme ansteuern.

24/7-Erreichbarkeit

Auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten erreichbar bleiben.

Intelligente Übergabe

Wenn ein Mensch gebraucht wird, wird der Vorgang mit Kontext übergeben.

Quality by Design

KI kann vieles. Wir sorgen dafür, dass sie es richtig macht.

01

Analyse

Prozesse verstehen.

02

Konzeption

Lösung entwickeln.

03

Integration

Systeme verbinden.

04

Testing

Reale und kritische Szenarien prüfen.

05

Go-live

Qualitäts-Gate vor dem Start.

06

Betrieb & Optimierung

Qualität überwachen und kontinuierlich verbessern.

Wir testen aus Sicht Ihrer Kunden.

Klar festgelegte Standards

Vor jedem Go-live muss die Lösung definierte Qualitätskriterien erfüllen – darunter eine verlässliche Erkennungs- und Antwortgenauigkeit von über 90 %. Erst wenn diese Standards nachweislich erreicht sind, wird live geschaltet.

Menschliche Tester

Reale Personen rufen testweise an und prüfen die Kommunikation aus Kundensicht – Verhalten, Antworten, Prozesslogik, Übergaben und kritische Sonderfälle. Keine automatisierte Checkliste, sondern echte Gespräche.

Qualität wird nicht behauptet. Sie wird getestet.

Done for you

Sie kaufen keine Software. Sie bekommen ein Ergebnis.

Sie müssen keine Prompts schreiben, keine KI konfigurieren und keine Systeme selbst miteinander verbinden.

Wir verstehen Ihre Prozesse

Analyse, Anforderungen, Kommunikationswege und Ziele.

Wir bauen Ihre Lösung

Konfiguration, Integration, Prozesse und technische Anbindung.

Wir sichern Qualität

Testing, Qualitätsmanagement, Monitoring und Optimierung.

Sie definieren, was Ihre Kommunikation leisten soll. Wir kümmern uns darum, dass sie es tut.

Mensch + KI

Automatisiert, wo es sinnvoll ist. Menschlich, wenn es darauf ankommt.

Sobald TalkPilot live ist

KI übernimmt

  • Routine
  • Verfügbarkeit
  • Informationsaufnahme
  • Terminierung
  • Standardanfragen
  • Definierte Prozessschritte

Ihre Mitarbeiter übernehmen

  • Beratung
  • Entscheidungen
  • Komplexe Fälle
  • Persönliche Gespräche
  • Kundenbeziehungen

KI arbeitet. Menschen entscheiden.

Übergaben laufen mit vollem Kontext – ohne dass jemand sich wiederholen muss.

Für Unternehmen mit komplexer Kommunikation

Wenn Kommunikation ein kritischer Geschäftsprozess ist.

Klicken Sie an, was bei Ihnen zutrifft.

0 von 6 ausgewählt

Das klingt nach einem kritischen Geschäftsprozess.

Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch schauen, wie TalkPilot das bei Ihnen übernimmt.

Persönliches Gespräch vereinbaren
Das Ergebnis

Für genau diese Prozesse zahlt sich das aus.

Ob Service, Terminvergabe oder Notdienst — diese Zahlen sprechen für sich:

24/7

Erreichbarkeit

0

verlorene Vorgänge

bis 90 %

weniger Kosten als klassische Prozesse

2–3 Monate

bis zur Amortisation

Das bestätigen auch unsere Kunden

Was unsere Kunden sagen

Inkassowesen · anonymisiert

„Eingehend übernimmt TalkPilot die Identifikation der Anrufenden, erfasst das Anliegen und gibt Auskunft zum Stand eines Vorgangs. Ausgehend ruft die KI aktiv nach – bei offenen Rückmeldungen, Ratenvereinbarungen oder wenn wir einfach nochmal nachfassen müssen.“

Teamleitung Forderungsmanagement
Inkassounternehmen, deutschlandweit tätig

Vorher

  • Identifikation, Erfassung und Auskunft liefen komplett manuell über das Team
  • Nachfassen bei offenen Vorgängen kostete jeden Tag wertvolle Zeit

Nachher

  • Routineanrufe laufen automatisiert – Inbound wie Outbound
  • Team gewinnt Zeit für die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen
IT & Sicherheitstechnik · anonymisiert

„TalkPilot hilft uns nicht nur, wenn gerade niemand erreichbar ist. Auch tagsüber nimmt die KI Routineanfragen wie Störungsmeldungen entgegen – etwa wenn ein Gerät nicht funktioniert – und leitet sie direkt an die richtige Stelle weiter, nahtlos eingebunden in unsere Systeme.“

Serviceleitung
IT- & Sicherheitstechnik-Unternehmen

Vorher

  • Routineanfragen wie Störungsmeldungen banden auch tagsüber Kapazitäten im Team
  • Weiterleitung an die richtige Stelle lief manuell und kostete Zeit

Nachher

  • Störungsmeldungen und Routineanfragen nimmt die KI direkt entgegen – Tag und Nacht
  • Intelligente Weiterleitung bringt jeden Vorgang sofort zur richtigen Person
KMU · Handwerksbetrieb

„So einfach und so schnell eine neue Telefonmitarbeiterin zu bekommen, geht nur mit TalkPilot. Die Zeitersparnis für unser Team ist unbezahlbar.“

André Urban
André Urban
Geschäftsführer, Rollladen-Handel Porz GmbH

Vorher

  • Anrufe blieben liegen, wenn das Team auf der Baustelle oder in Terminen war
  • Neue telefonische Erreichbarkeit aufzubauen hätte normalerweise Wochen gedauert

Nachher

  • Im Dashboard behält das Team alle Anrufe jederzeit in Echtzeit im Blick
  • Neue „Telefonmitarbeiterin" war innerhalb weniger Tage einsatzbereit
KMU · Handwerksbetrieb

„Die Telefon-KI ist eine echte Entlastung im Alltag. Auch wenn ich nicht ans Telefon gehen kann, werden Anliegen sauber aufgenommen und strukturiert übermittelt. In Notfällen werden Anrufe automatisch weitergeleitet – das funktioniert in der Praxis hervorragend.“

Daniel Lüghausen
Daniel Lüghausen
Geschäftsführer, DL Sanierungs GmbH

Vorher

  • Anrufe blieben unbeantwortet, wenn Daniel auf der Baustelle war
  • Rückrufe erst abends, oft zu spät

Nachher

  • Jedes Anliegen wird strukturiert erfasst und rund um die Uhr entgegengenommen
  • Notfälle erreichen sofort die richtige Person – kein Anruf geht verloren
100% Sicher

Datenschutz hat oberste Priorität.

Wir wissen um die Sensibilität von Kundendaten. Deshalb nutzen wir ausschließlich DSGVO-konforme KI-Modelle. Alle Daten werden sicher verarbeitet und gespeichert.

Serverstandort Nürnberg (DE) - Hetzner
DSGVO Konform

Standort unserer Server

Wir hosten unsere Infrastruktur bei Hetzner in Nürnberg (DE). Damit zählen wir in der EU zu einer der wenigen DSGVO-konformen Lösungen für KI-Telefonassistenten.

LLM Partner

Unsere Services basieren auf sogenannten LLMs (Large Language Models) von Drittanbietern. Um die DSGVO- und EU AI Act-Konformität sicherzustellen, hosten wir über Microsoft Azure und Google Vertex und nutzen Mistral. Für besonders datenkritische Prozesse greifen wir zusätzlich auf self-hosted Lösungen zurück.

Transparenz

Transparenz ist uns wichtig. Wir speichern ausschließlich die absolut notwendigen Daten und können auf Wunsch all Ihre Daten in Echtzeit löschen.

DSGVO Compliance Zertifizierung Made in Germany

Häufige Fragen

Alles, was Sie über TalkPilot wissen müssen.

Kann ich meine bestehenden Kontaktwege behalten?
Ja, absolut. Ihre Telefonnummer wird per Weiterleitung auf TalkPilot angebunden – sofort bei jedem Anruf oder nur dann, wenn Sie nicht rangehen. WhatsApp, Webchat und E-Mail richten wir genauso an Ihre bestehenden Kanäle an, sodass Kunden Sie weiterhin unter den gewohnten Nummern und Adressen erreichen.
Wie natürlich wirkt die Kommunikation – am Telefon und im Chat?
Am Telefon setzen wir auf modernste Voice-AI: Die Stimme klingt menschlich, macht Pausen an den richtigen Stellen und hat eine natürliche Betonung. Viele Anrufer merken gar nicht, dass sie mit einer KI sprechen. Bei WhatsApp, Webchat und E-Mail passen wir Tonalität und Länge an den jeweiligen Kanal an – kurz und direkt im Chat, ausführlicher und mit persönlicher Anrede in der E-Mail.
Was passiert bei schwierigen Anfragen?
Kann die KI eine Anfrage – ob per Anruf, WhatsApp oder E-Mail – nicht abschließend klären, nimmt sie die Kontaktdaten auf und informiert Sie über den offenen Vorgang. Für Notfälle richten wir auf Wunsch eine direkte Durchstellung an ein Mobiltelefon ein.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Nein, wir glauben an unsere Qualität. TalkPilot ist monatlich kündbar. Nach der einmaligen Einrichtung zahlen Sie nur die monatliche Grundgebühr und die tatsächliche Nutzung. Bei mehreren Kanälen, Integrationen oder größeren Teams stimmen wir den Umfang individuell mit Ihnen ab.
Wie schnell ist TalkPilot einsatzbereit?
Sehr schnell – aber bewusst begleitet. Nach dem Kick-off richten wir TalkPilot für Ihre gewünschten Kanäle ein, testen mit echten Anrufen und Nachrichten und schärfen im laufenden Betrieb nach. In der Regel ist TalkPilot innerhalb von 4–5 Werktagen live. So stellen wir sicher, dass TalkPilot von Anfang an zuverlässig und stabil arbeitet.
Gibt es eine Testphase?
Ja – allerdings keine unbetreute Selbst-Testphase. Wir richten TalkPilot gemeinsam mit Ihnen ein und testen jeden angebundenen Kanal direkt mit echten Anrufen und Nachrichten. Sie werden persönlich begleitet, Anpassungen erfolgen sofort und der Live-Betrieb startet erst, wenn alles sauber funktioniert. Das ist kein Experiment, sondern ein kontrollierter Start.
Kann TalkPilot Fachbegriffe aus meiner Branche verstehen?
Ja. TalkPilot wird gezielt auf Ihr Unternehmen trainiert – unabhängig davon, ob eine Anfrage anruft, schreibt oder mailt. Typische Anliegen, Fachbegriffe und Abläufe werden im Onboarding hinterlegt. Die KI erkennt das Anliegen, stellt sinnvolle Rückfragen, priorisiert Dringendes und übermittelt alle Informationen strukturiert an Sie.
Werden Gespräche und Nachrichten dokumentiert?
Ja. Anrufe, WhatsApp-Chats, Webchat- und E-Mail-Verläufe werden DSGVO-konform in Ihrem TalkPilot-Dashboard dokumentiert. Das sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass Sie jederzeit nachvollziehen können, worum es ging – kanalübergreifend an einem Ort. Die Aufzeichnungen dienen ausschließlich der Nachverfolgung und Qualitätssicherung.
Wann ist TalkPilot erreichbar – und ruft auch selbst aktiv an?
So, wie es zu Ihrem Unternehmen passt. TalkPilot kann rund um die Uhr erreichbar sein, nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten oder nur dann, wenn Ihr Team selbst nicht erreichbar ist – auf allen angebundenen Kanälen. Zusätzlich übernimmt TalkPilot auf Wunsch aktives Nachfassen: etwa Terminerinnerungen, Rückrufe oder das Nachhaken bei offenen Vorgängen per Anruf, WhatsApp oder E-Mail. Kosten entstehen ausschließlich bei tatsächlicher Nutzung.
Was passiert bei technischen Problemen?
TalkPilot ist auf hohe Verfügbarkeit ausgelegt. Sollte es dennoch zu einem Problem kommen, werden Anrufe automatisch an eine von Ihnen definierte Backup-Nummer weitergeleitet. Zusätzlich steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite.
Wie sicher sind meine Kundendaten?
Sehr sicher. Alle Daten – ob aus Anruf, WhatsApp, Webchat oder E-Mail – werden DSGVO-konform verarbeitet, verschlüsselt übertragen und in Deutschland gespeichert. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist selbstverständlich inklusive.
Für wen ist TalkPilot geeignet?
Für Unternehmen jeder Größe, bei denen Kommunikation zum Engpass wird – aus unterschiedlichen Gründen. Beim Handwerksbetrieb fehlt oft schlicht jemand, der ständig erreichbar ist. Beim deutschlandweit tätigen Unternehmen mit eigenem Team ist es eher die Menge: Anrufe, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails verteilen sich auf viele Mitarbeiter und Kanäle, Rückstände wachsen, Vorgänge gehen unter. TalkPilot bündelt alle Kanäle an einem Ort und übernimmt die Routine – damit unabhängig vom Grund kein Vorgang verloren geht.
Bereit für den nächsten Schritt?

Lassen Sie uns Ihre Kommunikation gemeinsam neu aufsetzen.

Wir analysieren Ihre bestehenden Kommunikationsprozesse und zeigen Ihnen, wo Automatisierung sinnvoll ist – und wo der Mensch weiterhin den Unterschied macht.

Persönliches Gespräch vereinbaren

Keine Demo. Keine Software-Präsentation. Einfach ein Gespräch auf Augenhöhe.

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